お部屋探し 2019.08.23

賃貸契約には住民票がなぜ必要なのか?取得方法と注意点とは

いま賃貸物件を探しているという人が忘れがちなことは住民票のことです。賃貸契約には住民票が必要になりますが必要である理由やその目的について知らないという人も少なくないでしょう。そこで、この記事では住民票をどのタイミングで用意すればいいのかということや、どの範囲まで記載していないといけないのかを紹介します。

賃貸契約に住民票が必要な理由とは?

賃貸契約に住民票が必要な理由とは何なのでしょうか。まず、賃貸契約の際には、免許証などの本人確認書類に記載されていない情報を確認しなければなりません。また、なりすましや犯罪利用などの防止として、住民票と本人確認書類を照らし合わせることで、契約する人が間違いなく本人かを確認する意味合いがあります。

本人ではない人が賃貸を契約した場合、知らない間に引っ越しの手続きが進んでしまい、いつの間にか知らない物件を契約していたという被害を被ることもあります。こういったことを防ぐためにも、あらかじめ本人であるかどうかの確認を行うということが必要なのです。場合によって、住民票に記載してある住所と現在住んでいる場所が異なるということもあるでしょう。その場合には事前に不動産会社に伝えておくと未然にトラブルを予防できます。また、契約書に書く住所は住民票の住所ではなく、実際に住んでいる現住所を記載するのが一般的です。

契約時に必要な住民票の種類は?

契約時に必要となる住民票は場合によってことなります。住民票とは正式には「住民票の写し」であり、個人用の「抄本」とその世帯に住んでいる全員の情報が記載された「謄本」の2種類があります。また、本籍が書かれていた方が良いのか悩んでいる人もいるかもしれませんが、一般的には本籍の記載はなくてもよいです。しかし、大家によっては情報を必要としている場合もあるので予め確認しておかなければなりません。

1人で入居する場合は抄本、家族で入居する場合は謄本を持参しなければなりません。これは住む人がどのような人であるのかということを確認するためです。たとえば、物件によっては2人暮らしは認めないという物件もあります。2人で暮らすのであれば予め報告する必要があるなどの規定が設けられている場合も多いです。
もし、住民票で家族構成などを確認することができず、後から2人で暮らしていたということが分かってしまうと、契約違反になることもあります。そういったことを未然に防ぐためにも住民票を提出しなければなりません。

賃貸契約を考えている人のなかには同棲予定のカップルや友人とルームシェアするという人もいるでしょう。その場合には、一人ひとりの住民票の写しが必要になります。書類がそろわないと手続きが進まないので一緒に住むということが決まったら早めに住民票を取得することが大切です。

住民票の発行に必要なものとは?

役所で住民票を発行する場合しなければならないことは、まず住民票をもらうための申請手続きです。住民票は役所の住民課、市民課などで取得することができます。もし、わからないという場合には、最寄りの市役所や区役所の係員に聞いてみましょう。
住んでいる場所により行政センターなどでも取得が可能です。住民用の発行に持っていくものは顔写真付きの本人確認書類です。たとえば、免許証、パスポート、マイナンバーカードなどが挙げられます。発行手数料は300~500円です。受け取る際には認印の準備をしましょう(シャチハタ不可)。

時間が無くても大丈夫!住民票の取得方法

物件を決めるに際して平日に役所にいって住民票をもらってくるのが難しいこともあります。日頃から仕事をしていて忙しいという場合など、役所に行く時間がないときには以下4つのような方法で住民票を取得することができます。まず、コンビニで発行するという方法です。次にサービスセンターや夜間窓口などでもらうという方法、更に郵送で取得するという方法、最後に代理人が取得する方法です。一つずつ詳しく確認していきましょう。

コンビニで発行

マイナンバーカードを持っている場合には、コンビニのマルチコピー機で住民票を発行することが可能です。これはマイナンバーを持っている人だけが使える方法なので、他の免許証などの身分証明書では発行できません。注意しましょう。また、コンビニによってはマルチコピー機自体がないということもあるので、事前にマルチコピー機があって住民票を印刷できるかどうか確認するということが大切です。

サービスセンターや夜間窓口など

サービスセンター、夜間窓口など、住んでいる地域によって異なりますが、夜間対応してくれるケースもあります。これも場所によって対応が違うので事前に調べておくことが大切です。サービスセンターでは取得できる書類が限られていますが、基本的に住民票はどこでもとれるようになっています。サービスセンターは日中、「役所に訪れることができないけれども近くにサービスセンターならある」という場合にも利用すると良いでしょう。日中仕事があるという場合には夜間窓口で住民票を取得することができるので便利です。

郵送で取得

自治体のホームページで専用の交付請求書をダウンロードして、記入した請求書と本人確認書類、必要枚数分の金額の定額小為替、返信用封筒を同封の上、役所に郵送しましょう。数日間ほど時間がかかります。「明日すぐに提出しなければならない」というときには向いていない方法なので提出までに時間があるという場合におすすめです。ただし、記入すべき書類が多いということもあるので手続きが煩雑になりやすいということもデメリットとして挙げられます。急いでいるときには郵送以外の方法で取得したほうが簡単です。

代理人による取得

同一世帯に暮らす人が代理として役所に赴いて、発行を依頼することができます。代理人の本人確認として運転免許証などを持参しましょう。この場合、委任状はいりません。別世帯の場合は直筆による委任状を準備しましょう。たとえば、同一世帯の家族の内、誰かが一人暮らしする際に、本人ではない人が代わりに住民票を取得するという場合には直筆による委任状はいりません。

住民票は忘れずに取得しておこう

賃貸契約をするという場合には、防犯上の面からも住民票が必要になるので忘れずに準備しておくことがとても大切です。時間がない人でもコンビニなどでも取得可能なため安心です。ただしマイナンバーカードが必要になるため事前に取得しておくと便利です。もし、自分で住民票を取りにいけないという場合には代理で取りに行ってもらうようにしましょう。

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この記事を書いたライター

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